今回の記事は業務効率の話です。
私は本来の営業職以外の多くのプロジェクトに携わることが多いです。
簡単に言うと、
社内の便利屋
都合よく使われている身分です(笑)
その為、携わる多くのプロジェクトが同時進行。
なかなか骨が折れる状態の日々。
最近はようやく解放され、本業の営業職と営業所責任者という中間管理職の仕事のみになり、プライベート含めてだいぶ充実した日々を送っています。
複数のプロジェクトを抱えていた中で、プロジェクトを無事に遂行するために行っていた私の工夫を今回は紹介させて頂きます。
これに関しては人それぞれ、合う合わないがあります。
ただ、少なくとも日々仕事に追われている方への何かしらのヒントになるのではないかと思います。
締切確認は絶対に！
締切に関してはプロジェクト云々関係なく必要なこと。
どのような仕事でも必ず締切を確認してください。
極端に言えば、
締切のない仕事はない！
仕事の優先順位をつける為に欠かせない要素です。
複数の案件を抱えていれば、それぞれにかかる労力や時間の把握が必要なのですが、優先順位を決める場合には、締切が早い順にやることは必須。
当たり前すぎることですが、意外とちゃんと伝えない方が多い。
仕事が自分一人で完結するのであれば、それはそれで良いのです。
しかし、ほとんどの場合、他の方、他の部署が絡みます。
少しでも締切より早く終わらせることで、周りで関わる方々にも時間的な余裕が生まれてきます。
そうすると、社内での信頼度はアップしていきます。
仕事やプロジェクトを請け負う側も、振る側も、必ず
締切を伝える
ということを意識してください。
そうすれば、意外と忙しくても円滑に仕事が進んでいきます。
※締切を守れない方は、仕事ができるできない以前に、社会人として失格です。
まずはとにかく手を付けてみる
さて、締切の確認ができていれば、そのあとは、
ひとまず手を付ける
これが大切。
なぜなら、一度触れてみないと、
どれくらい時間がかかるのか
が見てきません。
これが見えないと、どの程度その仕事に時間をかければ良いのかわからず、結局締切に間に合わないということもあります。
また、人間の脳は面白いもので、一度手を付けておくと、全然関係ないところで頭が働いて突破口が見えることもあります。
恐らく、
無意識に頭が働いている
ということでしょうか。
よく、
ふとした時にアイディアが浮かぶ
ということがあると思いますが、それと似たような感覚です。
私は前例がない仕事やプロジェクトを任されることが多かったので、このような経験が結構あります。
どうしようかな～？とその場で考えても良い考えがなかなか浮かんできません。
そんなときには一度手を放し、他の仕事を進めておく。
そうすると無意識のところで「こうすればよくない？」というのが出てきます。
たまに通勤の電車内で思い浮かぶときもあります。
これは特別な能力があるないではなく、恐らく脳の構造なのではないかと思います。
ポイントは一度手を付けてみる
です。
毎日のタスクとして分散を！
もうここまでくれば、あとは、
毎日何分その仕事にかけるか
という具合になります。
この時点で、ある程度総量が見えていますので、自分の作業スピードもある程度計算して、どれくらいかかりそうなのかを算出。
締め切りまでに毎日どの程度やれば良いかを決めて、あとはサクサク進めていくのみ。
当然ですが、最初の見積もりが甘く、さらに時間がかかるということも発生します。
その時は責任を持って対処するのみ。
つまり残業ですかね。
これは腹をくくってやるしかないのです。
なぜなら、
自分が「やる」と言ったから
やると伝えた以上はやりましょう。
後で「できませんでした」「間に合いませんでした」は仕事上の信頼を失うだけ。
ここから先は
気合と根性！
幸いにも自分は今まで一度もギブアップをしたことはありません。
これはある意味自慢です（笑）
最後に
本来であれば、私がプロジェクトを通してつくりあげたものをご紹介したいところですが、それをやってしまうと完全に身バレします（汗）
実際に私が手掛けたものでは、弊社のホームページから無料で誰でもダウンロードできるもの、お取引先しかダウンロードできないものなどがあります。
自分が手掛けてきたのは、
自社商品を購入頂いた方への付加価値として無料でご利用頂けるツール
意外とExcelファイルが多いかな？と思います。
商品を企画して、現在も販売されているものもあります。
これが特定されると私が誰だかわかってしまうので、今回はここまでのヒントでお許し下さい。